Lo studio
Il primo passo consiste nell’analizzare tutte le informazioni in arrivo. Questo include qualsiasi cosa, dalle e-mail di lavoro e personali alle notifiche di app e siti web. La cosa importante da capire è che la maggior parte di queste informazioni non richiede una risposta immediata.
Non è molto efficiente aprire ogni messaggio e rispondere. Per rimanere concentrati, è meglio concentrarsi su una cosa alla volta, ad esempio guardando solo la posta in arrivo. Se riuscite a “scannerizzarli” più velocemente di due minuti, fatelo. Altrimenti, aggiungetelo all’elenco dei compiti da svolgere in seguito.
Analizzate il flusso della posta in arrivo due volte al giorno. Quando lo fate al mattino, chiedetevi quanto sia urgente ogni messaggio. In questo modo non sprecherete tempo prezioso che vorreste dedicare alle attività più importanti della giornata.
Spostate il messaggio in coda o in magazzino
Nella fase successiva, i messaggi in arrivo non urgenti che richiedono più di due minuti per essere completati possono essere classificati in due modi.
Il primo è quello delle cose da leggere, come ad esempio le risorse online su cui fare ricerche e riflettere. Salvatele tra i preferiti nel browser o in applicazioni come Instapaper, Pocket e simili. Da queste riserve si forma una biblioteca personale di materiale utile.
Il secondo è costituito dalle cose da fare. Trasferite le cose da fare in un’agenda cartacea o in un planner elettronico come Any.do o Todoist.
Condividere
L’ultimo passo è pubblicare i link ai materiali preferiti nei vostri account personali o inoltrarli alle chat di lavoro se siete sicuri che saranno interessanti e utili per i vostri colleghi.
3. Finite quello che iniziate
Questo vale per tutti i compiti che svolgete. In questo caso è utile un sistema di produttività comprovato per gestire l’elenco delle attività e il tempo a disposizione. Ad esempio, il famoso Getting Things Done o qualsiasi altro sistema che sia comodo e familiare per voi.
