Cos’è la “teoria dell’idrante”
Il fondatore di Lotus, Mitch Kapor, una volta ha osservato che ottenere informazioni da Internet è come bere da un idrante. L’esperto di comunicazioni online Matthew Laurie ha ripreso questo pensiero e ha definito idrante il flusso continuo di messaggi, notifiche e altri dati che riceviamo da varie fonti 24 ore al giorno, 7 giorni su 7.
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Hydrant non è solo informazioni, ma una vera e propria fabbrica di nuove attività. Queste vanno da quelle più ovvie, come un’e-mail con compiti da parte del vostro capo, a quelle meno ovvie, come un articolo professionale che sarebbe utile leggere.
Hydrant non si preoccupa affatto dei nostri ritmi interni. Mentre dormiamo, si riempie soltanto. Al mattino guardiamo il telefono e anneghiamo in una marea di e-mail e notifiche. Compiti che ieri non erano in programma, ora “bruciano” e richiedono la nostra attenzione immediata.
È importante rendersi conto che si tratta di un flusso continuo di informazioni che non può essere coperto nella sua interezza. La sua fonte non sono solo le e-mail o i social network, ma anche varie applicazioni, calendari personali e di lavoro, siti web, incontri con i propri cari e persino la nostra testa. In ogni momento dobbiamo elaborare i messaggi e decidere cosa farne: reagire all’istante, applicare al lavoro, salvare per un uso successivo, condividere o cancellare.
Per controllare l’idrante, si può tentare una delle due tecniche: cambiare il proprio comportamento o applicare la tecnologia. Ma è possibile anche una terza opzione: applicare la tecnologia per cambiare il proprio atteggiamento e la propria interazione con le informazioni.
Quali tecniche aiutano a controllare l’idrante
1. Strutturare la routine
Questa tecnica ci permette di organizzare ogni giorno in modo da sincronizzare l’orario di lavoro con quello in cui il nostro cervello riesce a concentrarsi meglio. Tracciate le vostre prestazioni e scoprite quando siete più produttivi e quando, al contrario, perdete efficienza.
Supponiamo che il vostro picco di produttività sia al mattino. Dedicate 2-3 ore a questo periodo per lavorare al compito più importante della giornata senza distrazioni. Secondo una ricerca, se un dipendente si distrae o si distrae almeno una volta ogni tre minuti, impiega in media 23 minuti per tornare in carreggiata.
Assicuratevi di scegliere il compito più complesso e importante. Nel corso della giornata, è inevitabile che si verifichino imprevisti o riunioni supplementari che lasceranno in sospeso i compiti più importanti.
Di norma, dopo 60-90 minuti di lavoro intenso, la concentrazione diminuisce. Se sentite di essere stanchi a certi intervalli, dividete il periodo di lavoro sul compito principale in due parti, fate una pausa e alzatevi dalla scrivania. Quest’ultimo è un must: gli studi confermano che uno stile di vita sedentario porta a problemi cardiaci, a una postura scorretta, al rischio di sviluppare alcuni tipi di cancro e altro ancora.
Anche l’intera giornata può essere divisa in due parti. Ad esempio, organizzare riunioni o telefonate subito dopo pranzo e dedicare il tempo rimanente a compiti di gestione e pianificazione del lavoro. È possibile controllare la posta in arrivo e la posta elettronica solo due volte, al mattino e al pomeriggio, per non perdere la rotta.
2. Esplora – Sposta in coda o in magazzino – Condividi
Questo metodo aiuta a suddividere il flusso disordinato dell'”idrante” in tre categorie: un comodo elenco di compiti; una biblioteca personale di materiali utili; fonti di informazioni da condividere con colleghi o amici. La distribuzione può avvenire sia al mattino che alla sera.
